Assistant(e) Administratif Direction Médicale

La Fédération Française de Rugby (FFR) recherche, un(e) Assistant(e) Administratif (ve) en contrat à durée indéterminée.

Le poste, basé au siège de la Fédération à Marcoussis (91), est à pourvoir à partir de septembre 2023.

Rattaché(e) au Directeur Médical, vous assurez la gestion administrative nécessaire au bon déroulement de la Direction médicale.

Missions   Vos missions principales sont les suivantes  :

ASSURER LE SECRETARIAT DU SERVICE MEDICAL

• Traiter les appels téléphoniques
• Assurer le traitement du courrier de la Direction médicale
• Organiser des réunions, des évènements et rassemblements prévus
• Etablir les bons de commande, suivre les process internes de fonctionnement
• Contribuer aux rédactions des procédures médicales
• Diffuser et mettre à jour les communications d’actualisation médicale
• Etablir des convocations aux réunions, commissions et rassemblements
• Participer aux réunions de coordination et suivre les relevés de décision
• Suivre les budgets affectés, dépenses et collectes d’informations.

ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF DE GESTION DES ACADEMIES

• Etablir et envoyer les contrats aux médecins et kinés
• Saisir les bons de commande des prestations
• Suivre les indemnisations de prestations des médecins et kinés
• Gérer les factures des examens obligatoires (BC)
• Organiser les réunions / Visio avec les staffs médicaux
• Assurer la vérification du suivi médical règlementaire.

GERER LES PRESTATIONS DES STAFFS MEDICAUX DES EQUIPES DE FRANCE

• Etablir et envoyer les contrats aux médecins et kinés
• Saisir les bons de commande des prestations en fonction des convocations
• Assurer la gestion comptable des missions et prestations des médecins et kinés

SUIVRE LES RECLASSEMENTS DES JOUEURS ET JOUEUSES

• Instruire le sur-classement et sous-classement des joueurs(ses) en collaboration avec la DTN
• Analyser les pièces administratives
• Faire le lien entre le comité médical et la DTN
• Suivre et mettre à jour les dossiers et formalités nécessaires (validation informatique de la décision /Ovale)
• Transmettre l’information de la décision aux intéressés.

Profil recherché  :

De formation en gestion administrative (Assistanat, PME/PMI, GEA, comptabilité, etc), vous bénéficiez d’une expérience significative sur un poste d’assistanat dans un domaine d’activité polyvalent en gestion administrative et financière.

Vous connaissez idéalement le mouvement sportif et vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques. Vous êtes autonome dans votre travail et vous aimez prendre des initiatives. Vous manipulez des informations sensibles dont le respect de la confidentialité est obligatoire.

Vous êtes sérieux (-se), rigoureux (-se), organisé(e), vous possédez une aisance relationnelle. Votre sens de l’anticipation et de gestion des priorités est indispensable. Enfin, vous appréciez particulièrement le travail en équipe.