Assistant(e) Administratif(ve)

La Fédération Française de Rugby (FFR) recherche, un(e) Assistant(e) Administratif (ve) en contrat à durée indéterminée.

Le poste, basé au siège de la Fédération à Marcoussis (91), est à pourvoir à partir de septembre 2023.

Rattaché(e) au Directeur Marketing et Commercial, vous assurez la gestion administrative nécessaire au bon déroulement de la Direction regroupant les équipes suivantes  : Partenariat, Marketing, Commercial, Hospitalités, Licensing, Billetterie, Organisation de matchs.

Missions   Vos missions principales sont les suivantes  :

ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE

• Traiter les appels téléphoniques
• Assurer le traitement du courrier et des mails
• Organiser des réunions, des évènements et rassemblements prévus pour la Direction
• Gérer les déplacements de l’ensemble de la direction
• Collaborer avec les agences de voyage et effectuer les réservations internes
• Etablir des convocations aux réunions, commissions et rassemblements
• Etablir les bons de commande, suivre les process internes de fonctionnement
• Suivre la facturation en lien avec les donneurs d’ordre interne
• Suivre et administrer les appels d’offre
• Contrôler et suivre les fournitures et consommables
• Rédiger les déclarations
• En lien avec le contrôle de gestion, suivre le reporting budgétaire « dépenses » de la direction
• Intervenir en support des équipes en fonction du niveau de charge dans le déploiement des projets
• Assurer un suivi du planning et respect du timing dans les réalisations en support administratif

PARTICIPER AUX ACTIVITÉS TRANSVERSALES DE LA DIRECTION

• Intervenir ponctuellement sur toutes les autres missions de l’équipe de Direction
• Agir en binôme avec l’administratrice des ventes sur les périodes de congés et d’absence
• Participer aux réunions et évènements.

Profil recherché  :

De formation en gestion administrative (Assistanat, PME/PMI, GEA, comptabilité, etc), vous bénéficiez d’une expérience significative sur un poste d’assistanat dans un domaine d’activité polyvalent en gestion administrative et financière.

Vous connaissez idéalement le mouvement sportif et vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques. Vous êtes autonome dans votre travail, méthodique et vous aimez prendre des initiatives.

Vous savez gérer avec efficacité et réactivité les situations aléatoires et les imprévus.

Vous êtes sérieux (-se), rigoureux (-se), organisé(e), vous possédez une aisance relationnelle. Votre sens de l’anticipation et de gestion des priorités est indispensable. Enfin, vous appréciez particulièrement le travail en équipe.